Ensino Superior

Auditoria financeira à Universidade da Beira Interior

Relatório nº 17/2019 - 2ª Secção
2019-06-24

O que auditámos?

O Tribunal de Contas realizou uma auditoria financeira à Universidade da Beira Interior que teve por objetivo examinar a conta de 2015, verificar a contabilização das receitas e das despesas e a regularidade e legalidade das operações subjacentes.

O que concluímos?

O exame efetuado evidenciou que nem todas as participações financeiras estavam registadas, que não havia um manual de controlo interno nem um regulamento de Fundo de Maneio e que o sistema de guarda de valores não abrangia todos os serviços. Verificou-se, ainda, existirem imóveis a exigir regularização matricial, registral e contabilística, insuficiências no acompanhamento da execução dos contratos/protocolos, geradores de receita, e cauções a necessitar de regularização.

As formalidades legais aplicáveis foram cumpridas e a conta de 2015 reflete, de forma verdadeira e apropriada, em todos os aspetos materiais, a posição financeira da Universidade da Beira Interior em 31 de dezembro de 2015, o seu desempenho financeiro e a execução orçamental relativos ao ano findo naquela data.

O Tribunal de Contas formula, assim, um juízo favorável sobre a conta de 2015 da Universidade da Beira Interior.

O que recomendamos?

O Tribunal recomenda ao Conselho de Gestão da Universidade da Beira Interior o seguinte:

1. prosseguir o desenvolvimento dos instrumentos e regulamentos apropriados à boa gestão financeira;
2. prosseguir a regularização matricial, registral e contabilística dos imóveis;

• instituir procedimentos apropriados ao acompanhamento e controlo da cobrança de receitas, em especial quanto à execução de protocolos;

1. proceder à regularização de cauções.

https://www.tcontas.pt/pt/actos/rel_auditoria/2019/2s/rel017-2019-2s.shtm

Extrato:

3. 3. OBSERVAÇÕES DE AUDITORIA

3.1 ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO GERAL

3.1.1 INSTRUMENTOS DE GESTÃO

27. Foram aprovados e publicitados o Plano de Atividades, o Relatório de Atividades e Contas

Consolidadas e aprovado o Balanço Social. O Quadro de Avaliação e Responsabilização não foi elaborado.

28. 28. O Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas foi elaborado, contudo, não foi aprovado e publicitado.
29. 29. A UBI encontrava-se, em 2015, vinculada ao Plano Oficial de Contabilidade Pública para o Setor da Educação (POC-Educação).
30. 30. A conta da UBI (inclui UO e UI) foi apresentada ao TC à luz das Instruções aplicáveis15, emboracom certas deficiências relacionadas, designadamente, com:
31. i) a inexistência de uma norma de controlo interno;
32. ii) insuficiências nos documentos de prestação de contas (e.g. Anexo aoBalanço e à Demonstração de Resultados sem informação detalhada de Imobilizações Incorpóreas; mapa de controlo orçamental da despesa sem apresentar “compromissos por pagar”; diferenças entre o total dos mapas de descontos e retenções (mapas 7.5.1 e 7.5.2) e o mapa de fluxos de caixa; a não relevação contabilística de todas as participações financeiras ementidades de direito privado (quatro, das oito existentes, no montante global de 8 mil euros)
33. A UBI procedeu ao reporte da informação orçamental no Sistema de Informação de Gestão Orçamental e ao carregamento dos dados no Sistema de Informação da Organização do Estado

e no Sistema de Informação dos Imóveis do Estado (SIIE).

32. Pese embora não existisse um manual de controlo interno, a UBI tem estado a elaborar diversosdocumentos referentes a regulamentos e à sistematização de normas para funcionamento dos serviços, mas tal trabalho ainda não se encontra finalizado17. O Regulamento do Horário de Trabalho foi aprovado em 201818. Entretanto, foi criado um grupo de trabalho constituído por “Interlocutores da Qualidade” de cada UO, em colaboração com o Gabinete da Qualidade, responsável pela preparação de um Manual de Procedimentos para todos os serviços e UO, estando, do mesmo passo, o Gabinete a preparar a certificação do sistema de gestão da qualidade (ISO 9001:2015)
33. Os Serviços de Informática são responsáveis pelo desenvolvimento e manutenção da maioriadas aplicações de suporte às atividades da UBI, designadamente, as relativas à contabilidade, tesouraria e serviços académicos.

3.1.2 DISPONIBILIDADES

34. No ano de 2015, a UBI cumpriu o princípio da unidade de tesouraria23 e o disposto no n.º 3 do art.º 115.º do RJIES, uma vez que os depósitos na Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E.P.E., em 31/12/2015, constituem a totalidade do saldo do Orçamento do Estado (OE).
35. A UBI dispõe de um sistema de guarda de valores Homedeposit (notas), mas apenas nos serviços académicos. Não existem procedimentos instituídos para a recolha de valores nos Serviços Centrais e Polos.
36. 36. Os pagamentos são centralizados nos Serviços Centrais, mas não existe regulamento de Fundo de Maneio.

3.1.3 BENS EM INVENTÁRIO

37. 37. O património imobiliário da UBI, próprio e/ou que lhe está afeto, encontra-se, em regra, regularizado, em termos matriciais e registrais, com exceção de alguns imóveis que:

- Não estão registados a favor da UBI na Conservatória do Registo Predial24. Salienta-se que, entretanto, a UBI encetou diligências tendo em vista a regularização das situações;

- Estão registados a favor dos Serviços de Ação Social da UBI (SASUBI) na Matriz do Registo Predial26, quando, nos termos do POCE, os bens cedidos a uma entidade do grupo são inscritos no património desta (entidade utilizadora), mantendo-se a propriedade jurídica

na entidade mãe. De notar que, entretanto, a UBI iniciou diligências para a regularização das situações;

- Estão afetos aos SASUBI sem o registo contabilístico apropriado (a débito, na subconta de “Imobilizações Corpóreas - Bens próprios em poder de entidades do grupo”, por contrapartida, a crédito, da subconta “Imobilizações Corpóreas - Bens próprios”

38. Relativamente à conta 421 – Terrenos e Recursos Naturais a Universidade não detalhou os ativos integrantes e incluiu um terreno, no valor de 74,8 m€, já considerado individualmente para o total daquela conta.
39. 39. O inventário de bens móveis não estava atualizado quanto à sua localização e não existia evidência da execução de contagens físicas periódicas.
40. 40. A UBI tem vindo, em regra, a atualizar a informação no SIIE, reportando-a, anualmente, à Unidade de Gestão Patrimonial da Secretaria-Geral da Educação e Ciência, com vista à validação e remessa de informação à Direção-Geral do Tesouro e Finanças, no âmbito do Programa de Gestão do Património Imobiliário do Estado29.

3.1.4 ÁREA DA RECEITA

41. 41. Na área da receita sobressaem, em especial, os protocolos celebrados entre a UBI e outras entidades e as prestações de serviços à comunidade, tendo os testes realizados evidenciado, em geral, o cumprimento das formalidades necessárias, assinalando-se apenas deficiências nos procedimentos relacionados com a emissão de faturas posteriormente ao recebimento dos valores30.
42. Constatou-se também que existe um regulamento de prestação de serviços à comunidade, mas não foram estabelecidos procedimentos para a elaboração, acompanhamento e controlo de contratos/protocolos, nem existe uma base de dados, organizada e atualizada, mas apenas uma lista que não facilita a identificação nem inclui todos os protocolos31.
43. 43. Em 31/12/2015, as “Dívidas de terceiros – Curto prazo” ascendiam a 9,5 M€, incluindo 5,2 M€ de dívidas de alunos, uma vez que a UBI registava as guias de pagamento/faturas das propinas no momento da inscrição do aluno e não no momento em que eram devidas. Contudo, o procedimento foi corrigido a partir de 1 de agosto de 201632.

3.1.5 ÁREA DA DESPESA

44. 44. Na área da despesa, em que se destacam os abonos ao pessoal, os testes realizados evidenciaram que:

- A UBI procedeu ao controlo do regime de dedicação exclusiva o qual foi observado pelos docentes33;

- Na prestação de trabalho suplementar foram respeitados os limites de duração, a forma de cálculo e as percentagens aplicáveis, bem como os limites remuneratórios34.

- Ocorreu incorreta imputação à classificação orçamental (e.g. remunerações relativas a pessoal dos quadros - CE 01.01.03/04 - classificadas na rubrica de pessoal além dos quadros - CE 01.01.05).

45. 45. No que respeita à conformidade legal dos procedimentos de contratação pública para aquisição

No que respeita à conformidade legal dos procedimentos de contratação pública para aquisição de bens e serviços, verificou-se que, em regra, os requisitos legais foram observados

46. Quanto à conformidade legal dos procedimentos de contratação pública relativos às empreitadas, constatou-se que foi cumprido, em termos gerais, o Código dos Contratos Públicos35, e que existiram mecanismos de acompanhamento e controlo adequados.
47. 47. As “Dívidas a terceiros” (177,6 m€) respeitam, na quase totalidade, a “Outros credores”(175,7 m€), designadamente a cauções relativas a fornecedores e a outras situações, em alguns casos suscetíveis de regularização decorrente da sua antiguidade36.
48. 48. A UBI dispõe de uma aplicação informática (SIGUBI) para a tramitação dos processos de aquisição de bens e serviços inferiores a 5 m€, com predefinição de lista dos intervenientes necessários, sendo os de valor superior centralizados no Setor de Gestão de Compras.
49. 49. Algumas despesas pagas pelo Fundo de Maneio encontravam-se insuficientemente justificadas (e.g. despesas relativas a estacionamentos e portagens sem a adequada indicação do serviço realizado37).
50. 50. Não existe uma aplicação de suporte à gestão dos stocks (iniciais, consumos e finais), designadamente nos laboratórios e economato.

(…)

7 RECOMENDAÇÕES

• Em resultado da auditoria realizada à UBI, o Tribunal recomenda ao Conselho de Gestão que:
• Prossiga o desenvolvimento dos instrumentos e regulamentos apropriados à boa gestão financeira;
• Prossiga a regularização matricial, registral e contabilística dos imóveis;
• Institua procedimentos apropriados ao acompanhamento e controlo da cobrança de receitas, em especial quanto à execução de protocolos;
• Proceda à regularização de cauções.

https://www.tcontas.pt/pt/actos/rel_auditoria/2019/2s/rel017-2019-2s.shtm